29.04.2020

Jak zaimportować faktury do enova365 z innych programów i automatycznie je zaksięgować

Import faktur do enova365

 

W niniejszym artykule przedstawimy jak zaimportować faktury do enova365 z innych programów finansowo-księgowych, handlowo-magazynowych, sprzedażowych itp. oraz jak je automatycznie zaksięgować. Do przekonwertowania plików z fakturami użyjemy naszego konwertera księgowego. Poniżej opisujemy krok po kroku jak to zrobić.

W pierwszej kolejności zapoznaj się z instrukcją ogólną obsługi Konwertera Księgowego MERKURY dostępną: tutaj.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o konwerterze kliknij nasze logo w górnym menu. Aby sprawdzić z jakich programów możesz zaimportować faktury kliknij Obsługiwane formaty.

Czynności opisane w punkcie 1 to czynności konfiguracyjne i wykonujesz je tylko 1 raz dla każdego źródła plików. W kolejnych miesiącach procedurę importu faktur rozpocznij od punktu 2.

 

1. Czynności konfiguracyjne (jednorazowe).

 

1.1. Ustawienia podstawowe w konwerterze księgowym.

1.1.1. Otwórz konwerter i utwórz profil podmiotu (instrukcja konwertera pkt 2.3-2.5 link). Następnie wybierz ten profil z listy.

1.1.2. Po wybraniu Podmiotu oraz formatu wejściowego i wyjściowego przejdź do ustawień wciskając przycisk “POKAŻ USTAWIENIA” – otworzy się okno ustawień formatu wyjściowego.

1.1.3. Zaznacz, które dokumenty chcesz wygenerować do pliku wyjściowego, zaznacz ewentualnie opcję generowania płatności przez konwerter (szczegółowe wyjaśnienie w punkcie 1.2.1) oraz zdecyduj czy konwerter ma przenieść do dokumentów formy płatności takie jakie są w pliku wejściowym, czy uprościć formy płatności do 2 podstawowych tj. “gotówka” i “przelew” (wyjaśnienie w punkcie 1.3.4)

Ustawienia Enova

 

1.2. Ustawienia importu faktur w enova365.

1.2.1. Podczas importu faktur do enova365 system ten może automatycznie tworzyć płatności – w zależności od tego czy taka opcja jest włączona czy wyłączona. W konwerterze również możesz zdecydować czy chcesz, żeby konwerter utworzył płatności – służy do tego opcja „generuj płatności”. Jeśli zdecydujesz się na generowanie płatności przez konwerter to musisz wyłączyć taką opcję w systemie enova365, w przeciwnym wypadku dojdzie do zdublowania płatności. Poniżej znajduje się opis jak wyłączyć/włączyć automatyczne generowanie płatności w enova365.

1.2.2. Wyłączenie / włączenie opcji automatycznego generowania płatności w enova365.
Uruchom program enova365, a następnie w menu po lewej stronie rozwiń opcję „Podgląd tabel” klikając na ikonkę plusa:

enova365 - podgląd tabel

Następnie rozwiń „Core” potem na liście odnajdź pozycję „DefinicjaDokumentu” i kliknij na tę pozycję. W oknie po prawej stronie ukaże się lista dokumentów. Znajdź na tel liście dokument ZR – Zakupy Różne.
Kliknij dwukrotnie w definicję dokumentu ZR.

wybór ustawień dla dokumentów zakupy różne

Przejdź do zakładki „Rozszerzenie definicji VAT”. Niżej znajduje się pole wyboru „Automatyczne płatności”. Odznacz to pole. W konwerterze (w ustawieniach) musisz wówczas zaznaczyć opcję „generuj płatności”. Jeśli zdecydujesz się jednak na automatyczne płatności w enova365 musisz odznacz pole „generuj płatności” w konwerterze aby uniknąć powstania zdublowanych płatności po zaimportowaniu faktur.

ustawianie płatności automatycznych w enova365

Zamknij definicję dokumentu ZR – zakupy różne i teraz znajdź na liście dokument SPT – sprzedaż towarów i w definicji tego dokumentu również dokonaj odpowiedniego wyboru Automatycznych płatności.

 

1.3. Pozostałe ustawienia w konwerterze.

1.3.1. Wróć do ustawień w konwerterze. W ustawieniach konwertera zwróć szczególną uwagę na wybory związane z raportami fiskalnymi sprzedaży – wybierz albo “Raporty fiskalne dobowe sprzedaży” (odrębny dokument dla każdego dnia) albo “Miesięczne raporty fiskalne sprzedaży” (jeden dokument – miesięczny raport zbiorczy). Wybór obydwu tych dokumentów jednocześnie spowoduje zdublowanie sprzedaży!

1.3.2. Jeśli wybrane zostały faktury sprzedaży zafiskalizowane (wystawione do paragonów) to zdecyduj, czy konwerter ma ująć w pliku wszystkie faktury zafiskalizowane czy tylko te posiadające NIP. Służy do tego opcja “FS i KFS zafiskalizowane – tylko zawierające NIP”.

1.3.3. Aby zapobiec zdublowaniu sprzedaży (dana transakcja ujęta i zaksięgowana w raporcie fiskalnym dobowym, a następnie jako faktura wystawiona do paragonu) zaznacz opcję “Mies. zest. korygujące rap. fisk. o FS zafiskalizowane” – konwerter wygeneruje miesięczne zestawienie (jeden dokument) faktur zafiskalizowanych, który będzie miał wartości ujemne i będzie pomniejszał raporty fiskalne o wystawione do paragonów faktury VAT. Opcja dotyczy tylko faktur sprzedaży zafiskalizowanych. Faktury niezafiskalizowane są importowane albo wszystkie, albo żadna, w zależności od tego czy zaznaczono opcję “Faktury sprzedaży – niezafiskalizowane”).

1.3.4. Formy płatności.
Konwerter umożliwia przeniesienie form płatności z pliku wejściowego. Wymaga to jednak zaznaczenia opcji „Przenieś formy płatności z pliku wejściowego”.
Jeśli opcja ta nie będzie zaznaczona, wówczas w pliku wyjściowym dla faktur gotówkowych zostanie podstawiona forma płatności „gotówka”, a dla wszystkich pozostałych będzie podstawiona forma „przelew”.
Jeśli opcja ta zostanie zaznaczona, wówczas do pliku wyjściowego dla poszczególnych dokumentów zostaną przeniesione takie formy płatności jakie są w pliku wejściowym. Aby sprawdzić jakie formy płatności występują w pliku wejściowym wystarczy kliknąć przycisk “Formy płatności w pliku wejściowym”.

 

1.4. Generowanie dodatkowych plików.

1.4.1. Oknie ustawień możesz także wybrać dodatkowo wygenerowanie pliku:

MZRD.csv – Miesięczne Zastawienie Raportów Dobowych. Jest to dokument, który zawiera zestawienie poszczególnych raportów fiskalnych dobowych. Dokument ten możesz wykorzystać do stworzenia własnego zestawienia, jeśli nie posiadasz takiego dokumentu – wystarczy wstawić odpowiedni nagłówek, datę i wydrukować. Można też użyć tego pliku jako źródła danych dla szablonu stworzonego w Excelu lub OpenOffice Calc.

KNTR.csv – zwierający dane wszystkich kontrahentów znajdujących się w pliku wyjściowym. Wydruk z tymi danymi może być przydatny podczas układania i numerowania dokumentów, żeby można było sprawdzić jakie dane są faktycznie na wydrukowanej fakturze, a jakie dane zostały wygenerowane w pliku wyjściowym. Może się zdarzyć sytuacja, że kontrahent zmieni adres siedziby i wówczas będziemy mogli to wychwycić.
Powyższe pliki są zawsze tworzone w folderze, w którym znajduje się plik wejściowy.

1.4.2. Do dokonaniu wszystkich ustawień zamknij okno – wszystkie ustawienia są zapisywane automatycznie.

 

2. Generowanie pliku z fakturami do zaimportowania w enova365 (plik wyjściowy).

2.1. Otwórz konwerter i wybierz odpowiedni podmiot do kontekstu. Format wejściowy powinien być zgodny z formatem pliku przekazanego przez Twojego klienta, a jako format wyjściowy powinien być ustawiony format: Soneta – ENOVA – *.xml.

2.2. Teraz wczytaj plik z fakturami otrzymany od klienta (przycisk WCZYTAJ PLIK WEJŚCIOWY) (instrukcja obsługi konwertera punkt 2.7 link).

2.3. Kliknij przycisk “POKAŻ USTAWIENIA”, żeby upewnić się czy wszystkie ustawienia są prawidłowe. Jeśli wczytywałeś już pliki w poprzednich miesiącach i niczego nie zmieniałeś możesz opuścić ten punkt.

2.4. Teraz możesz przejść do przycisku “SYNCHRONIZACJA KONTRAHENTÓW” (instrukcja obsługi konwertera w punkt 4 link).

2.5. Podaj nazwę pliku wyjściowego lub pozostaw domyślą i kliknij “GENERUJ PLIK WYJŚCIOWY”. Plik wyjściowy jest zawsze tworzony w tym samym folderze, w którym znajduje się plik wejściowy (instrukcja obsługi konwertera w punkt 5 link).

 

3. Import faktur do enova365.

3.1. Otwórz program enova365, a następnie z menu po lewej stronie rozwiń opcję „Ewidencja dokumentów” i kliknij „Dokumenty”.

wyświetlanie dokumentów w enova365

3.2. Z głównego menu programu wybierz Plik / Importuj zapisy / Z liku XML…

importowanie faktur w enova365

3.3. Teraz wskaż plik wyjściowy z konwertera, wskaż go i wciśnij przycisk „Otwórz”. Faktury zostaną zaimportowane do systemu i będą widoczne na liście Dokumentów w Ewidencji dokumentów jako wprowadzone do Bufora.