Jak zaimportować faktury do Ramzesa z innych programów i automatycznie je zaksięgować

W niniejszym artykule przedstawimy jak zaimportować faktury do Ramzesa z innych programów finansowo-księgowych, handlowo-magazynowych, sprzedażowych itp. oraz jak je automatycznie zaksięgować. Do przekonwertowania plików z fakturami użyjemy naszego konwertera księgowego. Niżej opisujemy krok po kroku jak to zrobić.

W pierwszej kolejności zapoznaj się z instrukcją ogólną obsługi Konwertera Księgowego MERKURY dostępną: tutaj.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o konwerterze kliknij nasze logo w górnym menu. Aby sprawdzić z jakich programów możesz zaimportować faktury kliknij Obsługiwane formaty.

Czynności opisane w punkcie 1 wykonujesz tylko 1 raz dla każdego źródła plików, podczas wczytania tego pliku po raz pierwszy. Są to czynności konfiguracyjne. W kolejnych miesiącach procedurę konwersji pliku rozpocznij od punktu 2.

1. Czynności konfiguracyjne (jednorazowe).

1.1. Ustawienia w konwerterze księgowym.

1.1.1. Otwórz konwerter i utwórz profil podmiotu (instrukcja konwertera pkt 2.3-2.5 link). Następnie wybierz ten profil z listy.

1.1.2. Po wybraniu Podmiotu oraz formatu wejściowego i wyjściowego przejdź do ustawień wciskając przycisk „POKAŻ USTAWIENIA” – otworzy się okno ustawień formatu wyjściowego.

1.1.3. Zaznacz, które dokumenty chcesz zaimportować do swojego systemu finansowo-księgowego (czyli te, które mają się znaleźć w pliku wyjściowym) .

1.1.4. W nawiasie podane są typy dokumentów, dla których należy utworzyć wzory księgowania (instrukcja jak to zrobić podana jest w kolejnych punktach).

1.1.5. W ustawieniach konwertera zwróć szczególną uwagę na wybory związane z raportami fiskalnymi sprzedaży – wybierz albo „Raporty fiskalne dobowe sprzedaży” (odrębny dokument dla każdego dnia) albo „Miesięczne raporty fiskalne sprzedaży” (jeden dokument – miesięczny raport zbiorczy). Wybór obydwu tych dokumentów jednocześnie spowoduje zdublowanie sprzedaży!

1.1.6. Jeśli wybrane zostały faktury sprzedaży zafiskalizowane (wystawione do paragonów) to zdecyduj, czy konwerter ma ująć w pliku wszystkie faktury zafiskalizowane czy tylko te posiadające NIP – służy do tego opcja „FS i KFS zafiskalizowane – tylko zawierające NIP”.

1.1.7. Aby zapobiec zdublowaniu sprzedaży (dana transakcja ujęta i zaksięgowana w raporcie fiskalnym dobowym a następnie jako faktura wystawiona do paragonu) zaznacz opcję „Mies. zest. korygujące rap. fisk. o FS zafiskalizowane” – konwerter wygeneruje miesięczne zestawienie (jeden dokument) faktur zafiskalizowanych, który będzie miał wartości ujemne i będzie pomniejszał raporty fiskalne o wystawione do paragonów faktury VAT. Opcja dotyczy tylko faktur sprzedaży zafiskalizowanych. Faktury niezafiskalizowane są importowane albo wszystkie, albo żadna, w zależności od tego czy zaznaczono opcję „Faktury sprzedaży – niezafiskalizowane”).

1.1.8. Obsługa kodów JPK_V7.
Konwerter przenosi kody JPK_V7 z pliku wejściowego do pliku wyjściowego. Umożliwia także modyfikowanie tych kodów – dokonuje się tego poprzez wpisanie kodów w odpowiednie pola tekstowe oznaczone „Modyf. JPK_V7”. Poszczególne kody należy oddzielić pojedynczą spacją. Po wpisaniu kodów zostaną one dodane do wszystkich dokumentów danego typu (jeśli nie występują).
Konwerter umożliwia również usuwanie kodów JPK_V7 dla wszystkich dokumentów danego typu. Aby usunąć kod z dokumentów należy wpisać ten kod ze znakiem minus. Na przykład wpisanie „-MPP” usunie kody MPP z wszystkich dokumentów danego typu (jeśli występują).
Jeśli kody JPK_V7 w pliku wejściowym są prawidłowe i nie ma potrzeby ich modyfikowania, należy wszystkie pola służące do modyfikowania kodów pozostawić puste.

1.1.9. Formy płatności.
Konwerter umożliwia przeniesienie form płatności z pliku wejściowego. Wymaga to jednak zaznaczenia opcji „Przenieś formy płatności z pliku wejściowego”.
Jeśli opcja ta nie będzie zaznaczona, wówczas w pliku wyjściowym dla faktur gotówkowych zostanie podstawiona forma płatności „gotówka”, a dla wszystkich pozostałych będzie podstawiona forma „przelew”.
Jeśli opcja ta zostanie zaznaczona, wówczas do pliku wyjściowego dla poszczególnych dokumentów zostaną przeniesione takie formy płatności jakie są w pliku wejściowym. Aby sprawdzić jakie formy płatności występują w pliku wejściowym wystarczy kliknąć przycisk „Formy płatności w pliku wejściowym”.

1.2 Generowanie dodatkowych plików w konwerterze.

1.2.1. Oknie ustawień możesz także wybrać dodatkowo wygenerowanie pliku:

MZRD.csv – Miesięczne Zastawienie Raportów Dobowych. Jest to dokument, który zawiera zestawienie poszczególnych raportów fiskalnych dobowych. Dokument ten można wykorzystać do stworzenia własnego zestawienia. Jeśli nie posiadamy takiego dokumentu – wystarczy wstawić odpowiedni nagłówek, datę i wydrukować. Można też użyć tego pliku jako źródła danych dla szablonu stworzonego w Excelu lub OpenOffice Calc.

KNTR.csv – zwierający dane wszystkich kontrahentów znajdujących się w pliku wyjściowym. Wydruk z tymi danymi może być przydatny podczas układania i numerowania dokumentów, żebyśmy mogli sprawdzić jakie dane są faktycznie na wydrukowanej fakturze a jakie dane zostały wygenerowane w pliku wyjściowym. Może się zdarzyć sytuacja, że kontrahent zmieni adres siedziby i wówczas będziemy mogli to wychwycić.
Powyższe pliki są jest zawsze tworzone w folderze w którym znajduje się plik wejściowy.

1.2.2. Do dokonaniu wszystkich ustawień zamknij okno – wszystkie ustawienia są zapisywane automatycznie.

1.3 Konfiguracja importu faktur w Ramzesie.

1.3.1. Pierwszym krokiem do poprawnego zaimportowania dokumentów jest zdefiniowanie wzorów księgowania. Z głównego menu programu wybierz Kartoteki na następnie pozycję 14. Wzory księgowania.

1.3.2. Dla każdego rodzaju dokumentu (faktura sprzedaży, korekta faktury sprzedaży, faktura zakupu, korekta faktury zakupu) dodaj odpowiedni wzór księgowania. Najpierw dodaj nazwę i kod literowy wzoru księgowania, a następnie za pomocą przycisku „Wybierz” przejdź do okna definiowania zapisu księgowego dla tego wzoru. Wprowadź odpowiednie konta oraz kwoty. Jeśli z dokumentu ma być pobierana kwota netto lub VAT , zaznacz odpowiednio „netto” lub „VAT”. Jeśli zapis będzie dokonywany na koncie służącym do ewidencjonowania VAT program będzie automatycznie pobierał kwotę VAT.

2. Generowanie pliku z fakturami, które będą importowane do Ramzesa (pliku wyjściowego).

2.1. Otwórz konwerter i wybierz odpowiedni podmiot do kontekstu. Format wejściowy powinien być zgodny z formatem pliku przekazanego przez Twojego klienta, a jako format wyjściowy powinien być ustawiony format: Aura Technologies – RAMZES – *xml.

2.2. Teraz wczytaj plik z fakturami otrzymany od klienta (przycisk WCZYTAJ PLIK WEJŚCIOWY) (instrukcja obsługi konwertera punkt 2.7 link).

2.3. Kliknij przycisk „POKAŻ USTAWIENIA”, żeby upewnić się czy wszystkie ustawienia są prawidłowe. Jeśli wczytywałeś już pliki w poprzednich miesiącach i niczego nie zmieniałeś możesz opuścić ten punkt.

2.4. Teraz możesz przejść do przycisku „SYNCHRONIZACJA KONTRAHENTÓW” (instrukcja obsługi konwertera w punkt 4 link).

2.5. Podaj nazwę pliku wyjściowego, lub pozostaw domyślą i kliknij „GENERUJ PLIK WYJŚCIOWY”. Plik wyjściowy jest zawsze tworzony w tym samym folderze, w którym znajduje się plik wejściowy (instrukcja obsługi konwertera w punkt 5 link).

3. Import faktur do Ramzesa.

3.1. Po zdefiniowaniu wszystkich potrzebnych wzorów księgowania kliknij w menu głównym narzędzia na następnie poz. „3. import danych z filii”.

3.2. Następnie wybierz format danych „z innych programów (XML-Ramzes)”. Dodaj też nazwę filii przyciskiem Dodaj. Zaznacz też opcję „Usunąć poprzednio (stare) zaimportowane dane dla wybranej filii magazynu”. Następnie kliknij na strzałki „>>” w wierszu „Plik importu danych”.

3.3. Otworzy się okno, w którym należy wskazać plik wyjściowy z konwertera utworzony w punkcie 2.10. i nacisnąć przycisk „Zapisz”. Po zaimportowaniu dokumentów pojawi się okno „Import zakończony powodzeniem”.

Uwaga ! Na tym etapie dokumenty nie są jeszcze nigdzie widoczne i należy wykonać kolejne kroki, żeby je ostatecznie zaimportować do odpowiednich rejestrów.

3.4. Z głównego menu programu wybierz „Księgowanie”, a następnie wybierz odpowiedni rejestr, do którego chcesz zaimportować faktury. Następnie wciśnij przycisk „Opcje [Alt+0]” i wybierz „Pobieranie faktur”.

3.5. W oknie, które się pojawi wybierz miesiąc, typ dokumentu, datę VAT oraz odpowiedni wzór księgowania. Możesz też zaznaczyć opcję „Opis zawsze z pola”, w którym masz możliwość podania własnego opisu dokumentu. Następnie wciśnij przycisk „Wybór”.

3.6. Ukaże się lista dokumentów do zaimportowania. Zaznacz przyciskiem „+” dokumenty, które chcesz zaimportować do rejestru. Możesz też zmienić rodzaj wyświetlanych dokumentów np. z faktur zakupu na korekty faktur zakupu wybierając „Opcje [Alt+O]” – wybierz „załóż filtr” i zmieniając warunki filtrujące możesz zmienić rodzaj wyświetlanych dokumentów. Następnie po zaznaczeniu dokumentów do zaimportowania wciśnij przycisk „Wybierz”,

3.7. W kolejnym oknie upewnij się czy wszystkie opcje ustawione są prawidłowo i wciśnij przycisk „Zapisz”.

Dokumenty zostaną zaimportowane do Ramzesa – do odpowiedniego rejestru.

3.8. Powtórz operację importu dla pozostałych rodzajów dokumentów i wczytaj je do odpowiednich rejestrów.