Jak zaimportować faktury do Rewizora / Rachmistrza z innych programów i automatycznie je zaksięgować

W niniejszym artykule przedstawimy jak zaimportować faktury do Rewizora GT lub Rachmistrza GT z innych programów finansowo-księgowych, handlowo-magazynowych, sprzedażowych itp. oraz jak je automatycznie zaksięgować. Do przekonwertowania plików z fakturami użyjemy naszego konwertera księgowego. Niżej opisujemy krok po kroku jak to zrobić.

W pierwszej kolejności zapoznaj się z instrukcją ogólną obsługi Konwertera Księgowego MERKURY dostępną: tutaj.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o konwerterze kliknij nasze logo w górnym menu. Aby sprawdzić z jakich programów możesz zaimportować faktury kliknij Obsługiwane formaty.

Czynności opisane w punkcie 1 wykonujesz tylko 1 raz dla każdego źródła plików, podczas wczytania tego pliku po raz pierwszy. Są to czynności konfiguracyjne. W kolejnych miesiącach procedurę konwersji pliku rozpocznij od punktu 2.

1. Czynności konfiguracyjne (jednorazowe).

1.1. Ustawienia podstawowe w konwerterze księgowym.

1.1.1. Otwórz konwerter i utwórz profil podmiotu (instrukcja konwertera pkt 2.3-2.5 link). Następnie wybierz ten profil z listy.

1.1.2. Teraz przejdź do ustawień wciskając przycisk „POKAŻ USTAWIENIA” – otworzy się okno ustawień formatu wyjściowego.

1.1.3. Zaznacz, które dokumenty chcesz zaimportować do swojego systemu finansowo-księgowego (czyli te, które mają się znaleźć w pliku wyjściowym) .

1.1.4. Zwróć szczególną uwagę na wybory związane z raportami fiskalnymi sprzedaży, wybierz albo „Raporty dobowe sprzedaży” (odrębny dokument dla każdego dnia) albo „Miesięczne zestawienie raportów fiskalnych sprzedaży” (jeden dokument – miesięczny raport zbiorczy). Wybór obydwu tych dokumentów jednocześnie spowoduje zdublowanie sprzedaży!

1.1.5. Jeśli wybrane zostały faktury sprzedaży zafiskalizowane (wystawione do paragonów) to zdecyduj, czy konwerter ma ująć w pliku wszystkie faktury zafiskalizowane czy tylko te posiadające NIP – służy do tego opcja „FS i KFS zafiskalizowane – tylko zawierające NIP”.

1.1.6. Aby zapobiec zdublowaniu sprzedaży (dana transakcja ujęta i zaksięgowana w raporcie fiskalnym dobowym a następnie jako faktura wystawiona do paragonu) zaznacz opcję „Mies. zest. korygujące rap. fisk. o FS zafiskalizowane” – konwerter wygeneruje miesięczne zestawienie (jeden dokument) faktur zafiskalizowanych, który będzie miał wartości ujemne i będzie pomniejszał raporty fiskalne o wystawione do paragonów faktury VAT. Opcja dotyczy tylko faktur sprzedaży zafiskalizowanych. Faktury niezafiskalizowane są importowane albo wszystkie, albo żadna, w zależności od tego czy zaznaczono opcję „Faktury sprzedaży – niezafiskalizowane”.  Opcja powinna być używana tylko do 30.09.2020 r. Po tej dacie wszystkie faktury zafiskalizowane należy zaimportować i wykazać w rejestrach VAT z kodem JPK_V7: „FP”.

1.1.7. Wpisz w pola tekstowe kategorie dokumentów. Jeśli dla danego klienta będzie wczytywanych kilka plików z różnych magazynów, punktów sprzedaży itp. i każdy z nich chcesz zaksięgować inaczej (np. na inne konta analityczne) lub dać inny opis w dekrecie – to nazwij tę kategorię w odpowiedni sposób np. „zakup towaru – ul. Mickiewicza”, „zakup towaru – Magazyn ABC” itd.

1.1.8. Obsługa kodów JPK_V7.
Konwerter przenosi kody JPK_V7 z pliku wejściowego do pliku wyjściowego. Umożliwia także modyfikowanie tych kodów – dokonuje się tego poprzez wpisanie kodów w odpowiednie pola tekstowe oznaczone „Modyf. JPK_V7”. Poszczególne kody należy oddzielić pojedynczą spacją. Po wpisaniu kodów zostaną one dodane do wszystkich dokumentów danego typu (jeśli nie występują).
Konwerter umożliwia również usuwanie kodów JPK_V7 dla wszystkich dokumentów danego typu. Aby usunąć kod z dokumentów należy wpisać ten kod ze znakiem minus. Na przykład wpisanie „-MPP” usunie kody MPP z wszystkich dokumentów danego typu (jeśli występują).
Jeśli kody JPK_V7 w pliku wejściowym są prawidłowe i nie ma potrzeby ich modyfikowania, należy wszystkie pola służące do modyfikowania kodów pozostawić puste.

1.1.9. Formy płatności.
Konwerter umożliwia przeniesienie form płatności z pliku wejściowego. Wymaga to jednak zaznaczenia opcji „Przenieś formy płatności z pliku wejściowego”.
Jeśli opcja ta nie będzie zaznaczona, wówczas w pliku wyjściowym dla faktur gotówkowych zostanie podstawiona forma płatności „gotówka”, a dla wszystkich pozostałych będzie podstawiona forma „przelew”.
Jeśli opcja ta zostanie zaznaczona, wówczas do pliku wyjściowego dla poszczególnych dokumentów zostaną przeniesione takie formy płatności jakie są w pliku wejściowym. Aby sprawdzić jakie formy płatności występują w pliku wejściowym wystarczy kliknąć przycisk „Formy płatności w pliku wejściowym”.

1.2. Ustawienia dodatkowe w konwerterze.

1.2.1. W ustawieniach konwertera możesz także wybrać dodatkowo wygenerowanie pliku:

MZRD.csv – Miesięczne Zastawienie Raportów Dobowych. Jest to dokument, który zawiera zestawienie poszczególnych raportów fiskalnych dobowych. Dokument ten możesz wykorzystać do stworzenia własnego zestawienia, jeśli nie posiadasz takiego dokumentu – wystarczy wstawić odpowiedni nagłówek, datę i wydrukować. Można też użyć tego pliku jako źródła danych dla szablonu stworzonego w Excelu lub OpenOffice Calc.

KNTR.csv – zwierający dane wszystkich kontrahentów znajdujących się w pliku wyjściowym. Wydruk z tymi danymi może być przydatny podczas układania i numerowania dokumentów, żeby można było sprawdzić jakie dane są faktycznie na wydrukowanej fakturze, a jakie dane zostały wygenerowane w pliku wyjściowym. Może się zdarzyć sytuacja, że kontrahent zmieni adres siedziby i wówczas będziemy mogli to wychwycić.
Powyższe pliki są zawsze tworzone w folderze, w którym znajduje się plik wejściowy.

1.2.2. Do dokonaniu wszystkich ustawień zamknij okno – wszystkie ustawienia są zapisywane automatycznie.

1.3. Ustawienia w Rewizorze GT / Rachmistrzu GT niezbędne do przeprowadzenia importu faktur.

1.3.1. Uruchom program Rewizor GT / Rachmistrz GT.

1.3.2. Wybierz ruchome menu po lewej stronie, a następnie opcję Ewidencje pomocnicze / Schematy importu i dekretacji.

1.3.3. Wybierz przycisk „Dodaj” (lub prawy przycisk myszy i „Dodaj”).

1.3.4. Wybierz odpowiedni typ dokumentu, dla którego ustalasz schemat – w tym celu otwórz jeszcze raz konwerter i wciśnij „POKAŻ USTAWIENIA”. Przy każdym rodzaju dokumentu w nawiasie podany jest odpowiadający mu typ dokumentu w Rewizorze / Rachmistrzu – dla każdego takiego typu oraz dla każdej kategorii musisz zdefiniować w Rewizorze odrębny schemat księgowania.

Przejdź do Rewizora / Rachmistrza i dla danego pola „Typ dokumentu” wybierz taki sam typ dokumentu jaki podany jest w nawiasie w konwerterze, a następnie wypełnij wszystkie pola okna „Schemat importu”.

UWAGA! Od wersji 20.11.24.1 konwertera zmieniliśmy typ dokumentu dla raportów dobowych fiskalnych, miesięcznego zestawienia raportów fiskalnych i korekty raportów fiskalnych z dotychczasowego „PA” na „RF”. W schematach importu w Rachmistrzu / Rewizorze należy zmienić dla tych dokumentów typ dokumentu na „RF” Raport fiskalny.

1.3.5. Dla pola „Kategoria” (jeśli nie chcesz zróżnicować sposobu księgowania lub opisu dokumentów pochodzących z różnych plików np. różnych magazynów lub punktów handlowych), możesz zostawić opcję (dowolna). Wtedy dla danego typu dokumentu będzie można zdefiniować w Rewizorze tylko 1 schemat księgowania.

1.3.6. Jeśli jednak chcesz każdy plik zaksięgować nieco inaczej (np. inne konta analityczne) w polu „Kategoria” wybierz taką samą kategorię jaka została wpisana w konwerterze w polu tekstowym lub dodaj taką, jeśli jeszcze nie istnieje, klikając w polu „Kategoria” w przycisk plusa.

1.3.7. Wypełnij pozostałe pola na zakładce „Dekret”.

1.3.8. Przejdź do zakładki „VAT” znajdującej się w lewym dolnym rogu okna „Schemat importu” i wypełnij odpowiednie pola.

1.3.9. Aby usunąć kod literowy oznaczający typ dokumentu (FS, FZ itd.), który jest podawany przed numerami dokumentów, przejdź do zakładki „Inne” i zaznacz opcję „Usuń mnemonik”.

1.3.10. Stwórz schematy importu dla wszystkich typów dokumentów i wszystkich kategorii, jeśli dla pojedynczego typu dokumentu będziesz importował różne pliki. Dzięki kategoriom Rewizor/Rachmistrz będzie umiał rozróżnić dokumenty w ramach danego typu.

1.3.11. Ostatnim elementem, który trzeba ustawić w Rewizorze / Rachmistrzu jest ustawienie synchronizacji kontrahentów wg numeru NIP. Wybierz z menu Administracja / Parametry / Komunikacja.

1.3.12.  Synchronizację ustaw na „Przy odbieraniu danych kontrahenta synchronizuj po NIP-ie” oraz „Jeśli kontrahent istnieje w bazie to nie odbieraj”.

2. Generowanie pliku z fakturami do zaimportowania w Rachmistrzu / Rewizorze.

2.1. Otwórz konwerter i wybierz odpowiedni podmiot do kontekstu. Format wejściowy i wyjściowy dla tego podmiotu powinny wybrać się automatycznie (jeśli zostały wcześniej ustalone podczas dodawania podmiotu), jeśli nie to wybierz z listy odpowiedni format wejściowy oraz jako format wyjściowy wybierz Insert – Rewizor Rachmistrz – *.epp.

2.2. Teraz wczytaj plik z fakturami otrzymany od klienta (przycisk WCZYTAJ PLIK WEJŚCIOWY) (instrukcja obsługi konwertera punkt 2.7 link).

2.3. Kliknij przycisk „POKAŻ USTAWIENIA”, żeby upewnić się czy wszystkie ustawienia są prawidłowe. Jeśli wczytywałeś już pliki w poprzednich miesiącach i niczego nie zmieniałeś możesz opuścić ten punkt.

2.4. Teraz możesz przejść do opcji „SYNCHRONIZACJA KONTRAHENTÓW” (instrukcja obsługi konwertera punkt 4 link).

2.5. Podaj nazwę pliku wyjściowego lub pozostaw nazwę domyślną, a następnie kliknij „GENERUJ PLIK WYJŚCIOWY”. Plik wyjściowy jest zawsze tworzony w tym samym folderze, w którym znajduje się plik wejściowy (instrukcja obsługi konwertera punkt 5 link).

3. Import faktur do Rewizora GT / Rachmistrza GT.

3.1. Przejdź do okna głównego programu Rewizor / Rachmistrz i wybierz w menu pozycje Narzędzia/Import.

3.2. Wybierz „plik komunikacji” oraz wskaż położenie pliku wyjściowego wygenerowanego przez konwerter a następnie kliknij „Dalej”.

3.3. Dalej postępuj zgodnie z instrukcjami ukazującymi się na ekranie. W przypadku wątpliwości zajrzyj do instrukcji programu Rewizor/Rachmistrz lub wciśnij przycisk F1.

3.4. Na liście dokumentów do zaimportowania, widoczne będą numery faktur z dodanym przed numerem kodem literowym oznaczającym rodzaj dokumentu (FS, FZ itd.) Jeśli w schemacie importu zaznaczono opcję „Usuń mnemonik”, kody te nie zostaną zaimportowane. Ponadto w przypadku faktur zakupu widoczny będzie w nawiasie kwadratowym kolejny numer faktury [F_1], [F_2] itd., który jest numerem technicznym i nie zostanie on dodany do oryginalnego numeru dokumentu.

3.5. Po ukończeniu całej procedury dokumenty zostaną zaimportowane do Rewizora / Rachmistrza i automatycznie zaksięgowane.